Inleiding

In deze paragraaf gaan wij in op een aantal zaken die van belang zijn voor de bedrijfsvoering in het begrotingsjaar. Bedrijfsvoering is geen doel op zich. Het is een belangrijk middel om de resultaten die het bestuur wil bereiken, ook daadwerkelijk te realiseren.

Personeel en Organisatie
De onderhandelingen voor de cao 2019-2020 hebben tot een voorlopig akkoord geleid. De voorgestelde cao zal resulteren in een eenmalige uitkering van 750 Euro en loonstijging van 3,25% in 2019 en 3% loonstijging in 2020 (in 3 stappen). Op het moment van schrijven moeten vakbondsleden en gemeenten nog wel instemmen met de voorziene cao.
Het pensioenfonds (ABP) heeft aangekondigd dat de pensioenlasten in 2020 verder zullen stijgen. Het definitieve percentage van deze stijging is nog niet bekend. In het laatste kwartaal van 2019 wordt bekend wat de precieze gevolgen zijn voor de gemeentelijke personeelslasten in 2020.

Het organisatie ontwikkeltraject, waarin wij aan de hand van kernthema’s bouwen aan onze organisatie, loopt door in 2020. Onderdelen daarvan zijn een breed leiderschapstraject, strategische personeelsplanning in combinatie met het werken met competenties en talenten, het bevorderen van arbeidsmobiliteit en het centraal stellen van persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers.

Ook zullen we in 2020 bijzondere aandacht besteden aan onze arbeidsmarktcommunicatie. De arbeidsmarkt in Nederland en zeker in Zeeland wordt steeds krapper. Het is belangrijk dat we als werkgever voldoende gekwalificeerd personeel kunnen aantrekken.

In 2020 gaan we verder met de actualisering van de Risico inventarisaties en evaluaties. Daarbij besteden we expliciet aandacht aan de inventarisatie van gevaarlijke stoffen en de mate van blootstelling hieraan. Ook andere onderdelen van de RI&E gaan we toetsen aan de nieuwe Arbo catalogi (‘werkdruk, ‘fysieke belasting’, beeldschermwerk’ en ‘agressie en geweld’) voor de sector gemeenten.   

Per 1 januari 2020 wordt de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA) ingevoerd. Dat heeft tot gevolg dat vanaf dat moment het private arbeidsrecht gaat gelden voor personeel van de gemeente.

Upgraden stadhuis
In 2019 is gestart met de voorbereiding en is hiervoor een werkgroep gestart. De diverse scenario's worden in beeld gebracht. In 2020 zullen de diverse opties en de daarbij behorende consequenties duidelijk worden.

Financiën

De begroting 2020 is alweer de derde begroting die via de website (https://terneuzen.pcportal.nl/) geraadpleegd kan worden.
In 2020 zetten wij in op een verdere digitalisering van financiële rapportages. De resultaten van het teamplan 2019 worden ook zichtbaar: zo voerden we diverse optimalisaties in ons financieel systeem door. Een nieuw (opgeschoond) rekeningschema is hiervan een mooi voorbeeld.
Proces optimalisaties binnen de eigen processen krijgen vorm, maar ook breder zetten we stappen (zoals de actualisering van de budgethoudersregeling).
Streven is om de jaarrekening 2020 één maand eerder gereed te hebben dan voorgaande jaren. Afspraken hierover maakten wij al met de nieuwe accountant.
Samen met P&O geven we invulling aan de voorwaarden die verbonden zijn aan het horizontaal toezicht van de belastingdienst.

De aanbevelingen van het in 2019 uitgebrachte onderzoeksrapport ‘Betere sturing en controle’ uitvoeren door voorstellen te doen voor verbetering van de P&C-cyclus met bijbehorende P&C-documenten in gezamenlijk overleg tussen raad, college en ambtelijke organisatie

Inkoop
Jaarlijks stellen wij aan de hand van een inkoopanalyse en de begroting een inkoopactieplan op. Hierin zijn aan de hand van een prioriteitenstelling de specifieke inkoopactiviteiten voor dat jaar opgenomen. Waar mogelijk passen wij SROI toe. Als het mogelijk en zinvol is werken wij samen met de gemeenten Hulst en Sluis. Wij leveren de inkoopondersteuning voor de gemeente Sluis.

Juridische zaken
Naar verwachting zal op 1 januari 2021 de Wet open overheid in werking treden. De kern van het wetsvoorstel is dat overheidsorganisaties verplicht worden om elf categorieën documenten actief openbaar te maken: wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, bestuursstukken, stukken van adviescolleges, convenanten, jaarplannen en -verslagen, verzoeken Wet openbaarheid van bestuur en Wet open overheid, onderzoeken, beschikkingen en klachten. Hiernaast geldt een inspanningsverplichting voor bestuursorganen om relevante documenten uit eigen beweging openbaar te maken. Het wetsvoorstel richt zich daarnaast op het 'op orde brengen' van de informatiehuishouding. Dit heeft betrekking op een zorgplicht van gemeenten met betrekking tot de informatiehuishouding en een verplichting om te komen tot een overheidsbreed 'meerjarenplan. Het verwachte invoeringstraject duurt acht jaar.
Het wetsvoorstel elektronische publicaties vergroot in 2020 de toegankelijkheid van (voorgenomen) overheidsbesluiten. Alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, moeten worden gepubliceerd (www.officielebekendmakingen.nl). Wij doen dit al in onze gemeentepagina in het Zeeuws-Vlaams Advertentieblad. De consequenties voor onze gemeente zijn beperkt. Wat wel nieuw is, is de mogelijkheid om stukken welke nu nog fysiek ter inzage liggen, in de toekomst online te plaatsen.
Al enige jaren is de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in voorbereiding. Inwerkingtreding is nu voorzien per 1 januari 2021. Bij inwerkingtreding zal er een aantal veranderingen voor gemeenten plaatsvinden op het gebied van elektronisch verkeer. Zo wordt het onder meer verplicht om voor elk formeel bericht een elektronisch kanaal aan te wijzen waarop burgers en bedrijven ons kunnen bereiken. Ook regelt de wet de mogelijkheid om beveiligde berichten te verzenden via een berichtenbox, zoals MijnOverheid en Ondernemersplein.

Informatiebeveiliging en privacy
Informatiebeveiliging gaat niet alleen over ICT. Beveiliging van gegevens, systemen en personen is een zaak van onze hele organisatie. Informatiebeveiliging gaat over het inrichten van processen en procedures, om kennis, bewustzijn en tot slot over techniek. De complexiteit van koppelingen, netwerken en daardoor ook van de beveiliging neemt alleen maar toe.
Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vraagt privacy extra aandacht. Informatiebeveiliging en privacy kunnen onmogelijk los van elkaar gezien worden.
Datalekken, schade door storingen, cybercriminaliteit, phishing-mails: aandachtspunten bij de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers maar ook van bestuurders die uiteindelijk eindverantwoordelijk zijn voor informatiebeveiliging en privacy.
Inwoners en ondernemers moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens veilig zijn en bovendien niet langer bewaard blijven dan noodzakelijk.
In 2020 wordt de Baseline Informatievoorziening Overheid (BIO) van kracht. Meer dan bij de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) zijn de te nemen beveiligingsmaatregelen verplicht. Er wordt nadrukkelijk aandacht gevraagd voor risicomanagement.
Met landelijke ontwikkelingen zoals Common Ground wordt een grote stap gezet in de richting van een open, transparante overheid. Gegevens kunnen hierdoor sneller en veiliger worden uitgewisseld

Informatievoorziening
Data, informatievoorziening en digitalisering bepalen hoe we als gemeente onze werkprocessen inrichten en uitvoeren. Dit is van strategisch belang voor een goede bedrijfsvoering. Om dat goed te kunnen blijven doen hebben we belangrijke software applicaties Europees aanbesteed. Dit doen we in samenwerking met externe adviesbureaus. Waar het mogelijk is zoeken we samenwerking op Zeeuws niveau.

Geodesie
Wij vervullen een leidende rol in de samenwerking met de overheden in de provincie Zeeland op het gebied van landmeten/geodesie. Voorbeelden hiervan zijn het samen vaststellen van de missie, het gezamenlijk aanbesteden van de luchtfoto's en het samen maken van de basisregistratie grootschalige topografie (BGT). Daarbij werken we met apparatuur om, uit luchtfoto's, efficiënt de basisregistraties bij te houden. Dit doen we samen met het waterschap 'Scheldestromen'.
Voor 2020 willen we de BGT uniformeren. Hiernaast willen we gebruik maken van nieuwe mogelijkheden van luchtfoto's. Een voorbeeld is het automatisch opsporen van veranderingen in de kaart.

Archivering
Als gevolg van de besluitvorming op het vlak van archivering (oud archief en e-depot) werken we  verder aan de verschillende activiteiten, die zijn gericht op een duurzaam beheer van onze analoge en digitale archieven. In nauwe samenwerking met het Zeeuws Archief werken het implementatie- en borgingstraject uit. Het betreft een gefaseerd traject dat verschillende jaren omvat. Thema's zijn onder andere kwaliteitscontrole, opleiding en training, consulentschap, functioneel beheer, zorgdragerschap, toegankelijkheid en openbaarmaking.

Communicatie

De gemeente opereert in een sterk veranderende omgeving, waarin communicatie een meer proactieve en interactieve invulling krijgt.
Inwoners willen meer invloed en sneller duidelijkheid over veranderingen binnen hun gemeente. Vooral door inzet van social media zijn onze directe contacten met inwoners intensief. Deze vorm van burgerparticipatie draagt bij tot verbetering van de communicatie en begrip bij inwoners.
Vanuit 'communicatie' spelen we in op belangrijke trends en zorgen we voor borging van een eenduidige profilering van onze gemeente. We doen dit pragmatisch en innovatief en we streven naar continue verbetering hiervan. Dit geldt voor alle projecten en activiteiten. Om dit mogelijk te maken richten we ons op het stimuleren, coachen en ontwikkelen van communicatiebewustzijn en communicatievaardigheden van onze medewerkers. Bijvoorbeeld trainen en stimuleren we helder taalgebruik en communicatie via digitale platforms.